Nuevas tecnologías, nuevas necesidades
La situación actual hace que la información necesaria para gestionar una empresa esté cambiando, a toda velocidad, dejando atrás los datos que no hace mucho considerábamos suficientes. Hasta hace muy poco las empresas estaban preocupadas por gestionar sus propios recursos y la tecnología ponía a su disposición toda una serie de herramientas de gestión que median y controlaban estos recursos. Siglas como ERP, CRM, SGA eran las que recogían las distintas aplicaciones que gestionaban los procesos internos de la empresa.
Ahora, esta siglas, han perdido gran parte de su encanto, bien porque una parte de las empresas ya las tienen instaladas, o bien porque los directivos se han dado cuenta de que la visión de la información que aportan es limitada, en la situación actual, y no les proporciona la perspectiva necesaria para gestionar el negocio con una cierta seguridad.
¿Esto significa que estas herramientas ya no valen?. No, significa que se necesita otro tipo de enfoque que estas herramientas no proporcionan. Son sistemas basados en los datos internos de la empresa, que no tienen en cuenta ni el cambio que se ha producido en el mercado, ni las dificultades añadidas por la situación de crisis actual.
Para explícalo mejor, vamos a hacerlo con un ejemplo:
Es como si comparamos la dirección de la empresa a como cuando conducimos por una buena autopista, en la que nuestros resultados para llegar a la meta fijada, dependieran casi exclusivamente de lo eficientes que fuéramos en nuestra forma de conducir y del tipo de vehículo que estamos llevando. Por esa razón nuestra mayor preocupación era controlar de una forma totalmente endogámica, mirando, desde dentro, lo que hacemos y como lo hacemos. Los datos necesarios miden la velocidad, el consumo de combustible, los kilómetros que quedan para llegar a nuestro destino y controlan los carteles de las distintas desviaciones, que nos avisan de una forma clara y anticipada.
Pero ahora la carretera ha cambiado, ya no conducimos por una autopista, si no por carreteras secundarias llenas de baches, de radares y de cruces mal señalizados, además, por si esto fuera poco, conducimos de noche y con niebla.
Para hacer este viaje, el cuenta kilómetros, el combustible y conocer el punto kilométrico en el que estamos es necesario, pero no suficiente para asegurarnos que vamos a llegar a la meta y, menos aún, para garantizarnos que lo vamos hacer en un tiempo y un coste determinado, es decir, según lo planificado o presupuestado.
En estas condiciones es necesario contar con otros datos que nos permitan conocer lo que no vemos, que nos anticipe lo que va a pasar. Por tanto, para este viaje, necesitamos un sistema GPS que nos indique dónde estamos y que es lo que está por venir, incluso sería imprescindible disponer de un sistema de control de tráfico, en tiempo real, que nos indique los atascos y los accidentes que nos podemos encontrar en nuestro camino. Si disponemos de esa información podemos anticiparnos y ser más eficientes en la gestión de nuestro viaje, es decir, ha pasado a ser más relevante la información del exterior que la de nuestro propio vehículo.
Pues en las empresas estamos ahora en una situación similar, necesitamos las herramientas que nos permitan, como lo hace el GPS, tener información del exterior de lo que va a pasar, en tiempo real, ya que las decisiones tienen una fecha de caducidad muy corta.
Hacer pedidos sabiendo lo que tenemos y lo que hemos vendido, es como conducir pensando en que los próximos kilómetros de carretera van a ser como los anteriores, y eso no es necesariamente así. Ahora necesitamos hacer los pedidos partiendo de los datos que nos proporcionan herramientas que nos dan una previsión de lo que vamos a vender en los próximos días. Esto nos facilitará poder optimizar nuestro stock, evitando roturas y, por tanto, ventas perdidas.
En los demás procesos de la empresa, sobre todo en los más críticos, pasa lo mismo. Cuando tenemos que fijar nuestros precios de venta, podremos maximizar la rentabilidad si lo hacemos con la ayuda de sistemas que nos permitan medir la elasticidad de los mismos. Y no sólo para nuestra política normal de precios, sino para cuando tenemos que planificar nuestras promociones o rebajas.
En los productos con caducidad, que son casi todos, los de moda, los de alimentación, etc. para minimizar el stock que tiene que quedar al final de una temporada, evitando pérdidas de venta por no disponer del conjunto de tallas, es necesario contar con sistemas de optimización basados en complejos modelos matemáticos que ayuden a los responsables a organizar los pedidos y los traspasos entre tiendas de forma que logremos dicho objetivo.
Este tipo de herramientas, aprenden y corrigen sus previsiones midiendo y controlando los errores de sus propias previsiones, lo que permite que, con el paso del tiempo, tengamos una información cada vez más ajustada.
Esta nueva forma de controlar y gestionar las empresas hace necesario contar con sistemas de información basados en estándares del mercado que conocen y contemplan las mejores prácticas del sector de actividad en el que desarrollamos nuestro trabajo. Esto conlleva a que las empresas abandonen una tradición muy arraigada en el mercado español – los desarrollos a medida – por varias razones:
Porque están basadas en un conocimiento limitado de la experiencia, de lo que sabemos y conocemos dentro de la empresa.
Porque, aunque se disponga de las mejores ideas que aportarían una verdadera ventaja competitiva a la empresa, desde que se crean, se transmiten al personal técnico y suponiendo que las comprende y las sabe interpretar, hay esperar a que se desarrollen, se pruebe y se ponga en producción, y eso significa que cuando están operativas se ha quedado obsoletas, porque las circunstancias han cambiado más rápidamente que la velocidad de desarrollo, lo que produce ir siempre por detrás de lo que necesitamos.
Por seguridad, los datos en sí no son peligrosos, el peligro viene por las personas que pueden saber interpretarlos, y esa conjunción se da en el personal interno que sabe todo sobre los datos: el origen, el tratamiento y el resultado.
Porque tenemos la necesidad de implantar sistemas que contemplen nuestras necesidades actuales y las que vamos a tener a medio plazo, y eso sólo nos lo pueden proporcionar las empresas líderes en ese tipo de soluciones ya que, para ser líderes y mantenerse, tienes que ir por delante de lo que hoy necesitan sus clientes y, por lo tanto, de las tendencias que van a implantarse en el futuro.
Hoy más que nunca, la tecnología no es un lujo ni algo simplemente necesario, es una herramienta que puede significar la competitividad y la supervivencia de la empresa.
